Schreiben Sie in diesen 5 Schritten eine professionelle E-Mail auf englisch

Für die meisten von uns ist die E-Mailkorrespondenz die wichtigste Kommunikationsform in der Geschäftswelt. Daher ist es wichtig, sich über gewisse Dinge im Klaren zu sein. Auch wenn E-Mails oftmals nicht so förmlich wie Briefe sind, so müssen diese dennoch professoniell gehalten werden, damit Sie einen guten Einruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen hinterlassen. Folgen Sie diesen fünf einfachen Schritten, um eine professionelle E-Mail auf englisch zu schreiben.

Beginnen Sie mit der Begrüßung

Beginnen Sie Ihre E-Mail immer mit einer Begrüßung wie „Dear Lillian”. Falls die Beziehungen zwischen Ihnen und Ihren Kunden förmlicher ist, nutzen Sie den Familiennamen (z.B. „Dear Mrs. Price”). Falls Sie dahingegen lockerer mit Ihren Kontakten umgehen können, sagen Sie einach „Hi Kelly”. Im Falle, dass Sie den Namen einer Person nicht kennen, schreiben Sie entweder „To whom it may concern” oder „Dear Sir/Madam”.

Bedanken Sie sich beim Empfänger

Falls Sie auf eine Anfrage eines Kunden reagieren, sollten Sie sich zunächst bei diesem bedanken. Wenn Ihnen beispielsweise eine Frage zu Ihrem Unternehmen gestellt wird, antworten Sie mit „Thank you for contacting ABC Company”. Falls Ihnen schnell geantwortet wurde, sagen Sie immer „Thank you for your prompt reply” oder „Thanks for getting back to me”. Durch das höfliche Bedanken vereinfachen Sie die weitere Kommunikation mit dem Kunden und Sie wirken wesentlich offener und freundlicher.

Nennen Sie den Grund des Schreibens

Wenn Sie die erste E-Mail schreiben, können Sie sich natürlich für nichts bedanken. Als Alternative können Sie den Grund nennen, warum Sie sich melden. Zum Beispiel: „I am writing to enquire about …” oder „I am writing in reference to …”.

Nennen Sie den Grund schon am Anfang Ihrer E-Mail, um dann direkt zum Punkt kommen zu können. Bedenken Sie immer, dass E-Mails schnell gelesen werden wollen. Halten Sie Ihre Sätze als kurz und prägnant. Achten sie zudem auch auf Ihre Rechtschreibung und Grammatik, um ein professionelles Bild von Ihnen und Ihrem Unternehmen abgeben zu können.

Fügen Sie eine Schlussbemerkung ein

Bevor Sie zum Ende Ihrer E-Mail kommen, sollten Sie sich bei dem Empfänger für die Zeit bedanken und sich so bereits höflich dem Ende nähern. Sagen Sie beispielsweise „Thank you for your patience and cooperation” oder „Thank you for your consideration” und fahren Sie fort mit „If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” und „I look forward to hearing from you”.

Verwenden Sie eine Schlussklausel

Der letzte Schritt umfasst das Einfügen einer passenden Schlussklausel samt Ihren Namens. „Best regards”, „Sincerely” und „Thank you” sind allesamt professionell. Vermeiden Sie „Best wishes” oder „Cheers”, sofern Sie nicht gute Freunde mit dem Empfänger sind. Überprüfen Sie Ihre E-Mail noch einmal auf eventuelle Fehler und senden Sie diese dann ab.